La videoconferencia: incrementando la productividad de las empresas.

 

La tecnología rápidamente ha evolucionado, cambiando así la forma en que interactuamos, nos comunicamos e incluso trabajamos. Ahora nuestros procesos son más rápidos y eficientes.

El trabajo ha dejado de ser estático, actualmente podemos laborar desde cualquier lugar que queramos: casa, oficina, cafeterías, aeropuertos, etc. La tecnología nos permite estar en contacto con equipos de trabajo, socios y clientes, a través de distintos dispositivos electrónicos, donde la comunicación es la pieza clave para que el trabajo se realice de forma exitosa.

En la actualidad se han desarrollado distintas herramientas de trabajo a distancia: e-mail, mensajes de voz, llamadas telefónicas, mensajería unificada y videoconferencias.

La videoconferencia se ha convertido en una herramienta básica para colaborar, comunicarse y desarrollar proyectos.

¿Qué es la videoconferencia?La videoconferencia es una reunión y colaboración a distancia a través de dos dispositivos electrónicos conectados a internet, a eso se le conoce como reunión “en línea”. En esta reunión cada participante puede ver la imagen o video del otro, compartir archivos o documentos y platicar en tiempo real.Para tener una videoconferencia se necesitan los siguientes componentes:
  • Pantalla.
  • - Micrófono.
  • - Bocinas.
  • - Sistema de videoconferencia o Cámara web con un programa de software que permita el intercambio de voz desde el micrófono, lo codifique y transmita al otro participante. La plataforma codifica el flujo digital de la voz a través del “códec”.
  • - Adicional se puede tener una herramienta que programe reuniones de videoconferencia, para una administración de la reuniones de una manera mas eficiente.
  • - Conexión de Internet de calidad, con anchos de banda o velocidades de transmisión que dependen del sistema de videoconferencia a emplearse, pero que determinan en gran medida la calidad y experiencia de la reunión.
  • -Otra capacidad que nos permiten las videoconferencias es compartir contenido desde un dispositivo a otro durante la reunión. “Unirse a un multipunto” es la terminología con la que los usuarios llaman al proceso de participar en una reunión virtual; que puede ser brindado como servicio en la nube bajo el concepto de Video como Servicio o VaS por sus siglas en inglés.

Cómo incrementamos nuestra productividad con videoconferencias.

La era tecnológica se ha permeado en toda nuestra vida: desde labores del hogar hasta nuestro trabajo profesional, permitiendo que la comunicación sea más rápida y fluida. La videoconferencia es una valiosa herramienta para el crecimiento y comunicación de una empresa, brindando a las empresas varias ventajas competitivas como son:

Comunicacion eficiente.La comunicación interna de las empresas es a través de reuniones, en las cuales no siempre se cumplen los objetivos planteados. Reuniones donde el equipo de trabajo pasa más tiempo tratando de llegar a una solución que trabajando en ella, reduciendo la productividad del equipo y de la reunión. Por medio de e-mail, llamadas telefónicas o mensajes de voz es como el equipo de trabajo se mantiene en contacto, medios que no permiten saber la expresión o interés de la otra persona ni favorecen la integración de equipos.La videoconferencia es una herramienta que permite una conversación cara a cara, donde los interlocutores pueden observar el lenguaje no verbal del otro: su interés, expresión, entonación de voz y sus gestos al hablar, mejorando la comunicación y entendimiento entre ellos; además de contribuir en mejorar las relaciones interpersonales entre grupos geográficamente dispersos.La videoconferencia permitirá una comunicación clara, cálida y concisa entre los miembros del equipo con la finalidad de desarrollar los proyectos adecuadamente y entregarlos en el tiempo indicado.
Reducción de tiempos y costos.La videoconferencia permite al colaborador laborar desde el lugar de su preferencia, esto no sólo ayuda a reducir el tiempo y costo de traslado, sino que permite a las personas estar más cómodas en su espacio de trabajo, concentrarse mejor y ser más productivos. .Existen además otros conceptos que permiten lograr un retorno en la inversión más rápido al considerar la reducción horas hombre debido a traslados innecesarios, permite llevar a cabo más reuniones eficientes en un menor tiempo, entre otros.
Colaboración.La colaboración interna de una empresa se vuelve más fácil con la videoconferencia, cada trabajador puede estar en su espacio de trabajo y conectado con el equipo; incluso si algún miembro estuviera en otra oficina, sede o ciudad seguirían en contacto. La videoconferencia permite que un equipo de trabajo pueda tomar decisiones conjuntas rápidamente, sin necesidad de estar en un mismo espacio físico.Así mismo se pueden realizar reuniones con clientes por este medio, para platicar avances del proyecto, ajustes o autorizaciones, de este modo cliente y empresa pueden seguir concentrados es sus negocios.
Calidad de vida.Actualmente es muy difícil mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, debido al tiempo que pasamos en el transporte. Las reuniones virtuales dan libertad al usuario de planear su día y aprovechar el tiempo de traslado en realizar otras actividades.Al planear las reuniones los participantes se concentran en el objetivo de la reunión con la finalidad de resolverlo adecuadamente en el menor tiempo posible, incrementando la productividad de los trabajadores; e incluso evita riesgos en los ejecutivos al evitar trasladarse frecuentemente.es.

 

La videoconferencia incrementa la ventaja competitiva de una empresa, fortaleciendo y mejorando la relación entre socios, clientes y colaboradores. Aumenta la eficiencia en el trabajo y obtén mayores ventajas competitivas utilizando la tecnología de videoconferencia.

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